KI-Agenten sind intelligente Software-Systeme, die Aufgaben wie Telefonate, Kundensupport, Datenanalyse und Prozessautomatisierung selbstständig erledigen – rund um die Uhr.

Welche KI-Lösungen bietet The Real AI Agents an?

Wir bieten AI Voice Agents, AI Voice Bots, AI Chat Bots, AI Automation Agents und AI Company Wikis – maßgeschneidert für Vertrieb, Support und Operations.

Ist die Lösung DSGVO-konform?

Ja, alle unsere KI-Lösungen sind DSGVO-konform und werden in europäischen Rechenzentren gehostet.

Was ist ein KI Telefonassistent für KMU?

Ein KI Telefonassistent für kleine und mittlere Unternehmen ist eine digitale Lösung, die Ihre Anrufe entgegennimmt, mit Kunden und Interessenten spricht, das Anliegen versteht, die wichtigsten Daten erfasst und alles strukturiert an Ihr Team weiterleitet. Er arbeitet rund um die Uhr und sorgt dafür, dass keine Anfrage mehr verloren geht – auch wenn das Büro gerade nicht besetzt ist.

Für welche KMU eignet sich ein KI Telefonassistent besonders?

Besonders geeignet ist der Assistent für KMU mit begrenztem Personal im Empfang, Sekretariat oder Kundenservice. Das sind beispielsweise Dienstleister, Beratungsunternehmen, Kanzleien, Arztpraxen, Agenturen, lokale Händler und technische Betriebe, die viele Anrufe erhalten, aber nicht ständig jemanden ans Telefon stellen können.

Kann der KI-Assistent echte Gespräche führen?

Ja. Der Assistent reagiert auf Rückfragen, geht auf den Anrufer ein und führt das Gespräch in einem natürlichen, professionellen Ton. Er hakt nach, wenn etwas unklar ist, und bleibt dabei freundlich und sachlich.

Kann er häufige Fragen beantworten?

Ja. Der Assistent beantwortet standardisierte Fragen zu Öffnungszeiten, Leistungen, Preisen, Verfügbarkeiten und Anfahrtswegen. Er leitet komplexe oder individuelle Anliegen sauber an Ihr Team weiter.

Was passiert, wenn nur halbtags jemand im Büro ist?

Genau dann ist der KI Telefonassistent besonders wertvoll. Er übernimmt Anrufe außerhalb der Bürozeiten, in der Mittagspause, bei Krankheit oder Urlaub und stellt sicher, dass Ihre Kunden trotzdem professionell bedient werden.

Kann er Termine vorbereiten?

Ja. Der Assistent erfasst Wunschtermine, schlägt freie Zeitfenster vor und bereitet alles so vor, dass Sie den Termin nur noch bestätigen müssen. Auf Wunsch trägt er Termine auch direkt in Ihren Kalender ein.

Wie schnell kann man starten?

In der Regel ist Ihr KI Telefonassistent innerhalb von 2 bis 4 Wochen einsatzbereit. Wir übernehmen Einrichtung, Stimmtraining und die Anbindung an Ihre bestehenden Abläufe.

KI Telefonassistent für KMU

Ihr KI Telefonassistent entlastet Sekretariat und Büro: Er nimmt Anrufe entgegen, beantwortet häufige Fragen, erfasst Anliegen und leitet wichtige Informationen sauber weiter – freundlich, zuverlässig und rund um die Uhr.

Wenn Ihr Telefon klingelt und niemand abhebt, entscheidet sich der Kunde oft für den nächsten Anbieter.

Verpasste Anrufe kosten Zeit, Chancen und Vertrauen

In vielen KMU sind Mitarbeitende im Kundengespräch, in Meetings, in der Produktion, unterwegs, krank, im Feierabend oder schlicht überlastet. Genau dann ruft ein Interessent oder ein wichtiger Kunde an.

Wenn niemand abhebt, wartet der Anrufer selten. Er sucht weiter – meistens beim nächsten Anbieter. Und mit jedem nicht angenommenen Anruf verlieren Sie eine Chance, die Sie vielleicht nicht wiederbekommen.

Was Ihr KI Telefonassistent für KMU übernimmt

Der Assistent klinkt sich in Ihre Telefonleitung ein und übernimmt genau die Aufgaben, für die im Alltag oft keine Zeit bleibt:

•nimmt Anrufe automatisch entgegen – auch wenn das Büro gerade nicht besetzt ist
•begrüßt Anrufer freundlich und professionell
•erkennt Anliegen und Dringlichkeit im Gespräch
•beantwortet häufige Fragen zu Produkten, Leistungen und Öffnungszeiten
•fragt Name, Telefonnummer, Unternehmen und Anliegen strukturiert ab
•bereitet Rückrufe und Termine sauber vor
•sendet strukturierte Zusammenfassungen an das Team
•entlastet Empfang, Büro und Kundenservice spürbar

Für welche KMU eignet sich das?

Der KI Telefonassistent ist auf den Alltag kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten und passt sich an Ihre Branche an. Besonders bewährt hat er sich bei:

DienstleisterImmobilienunternehmenArztpraxen und GesundheitsanbieterKanzleienBeratungsunternehmenAgenturenServicebetriebeTechnische BetriebeLokale Unternehmen mit vielen Kundenanfragen

So läuft ein Anruf ab

1

Kunde ruft an

Der Anruf geht ein – egal ob tagsüber, abends, am Wochenende oder während der Mittagspause.

2

KI-Assistent begrüßt freundlich

Eine ruhige, natürliche Stimme nimmt das Gespräch in professionellem Deutsch entgegen.

3

Anliegen wird verstanden

Der Assistent hört aktiv zu, erkennt das Thema und geht gezielt auf den Anrufer ein.

4

Wichtige Daten werden abgefragt

Name, Telefonnummer, Unternehmen, Anliegen und Dringlichkeit – vollständig und strukturiert.

5

Informationen werden strukturiert zusammengefasst

Sie erhalten sofort eine klare Übersicht per E-Mail oder SMS – ohne nachzufragen oder nachzuhören.

6

Ihr Team kann gezielt reagieren

Sie wissen, was zu tun ist, und können priorisiert zurückrufen – wann es für Sie passt.

Das bringt Ihnen der KI Telefonassistent

•bessere Erreichbarkeit für Kunden
•weniger Stress im Sekretariat und Büro
•weniger verlorene Anfragen und Chancen
•professioneller erster Eindruck bei jedem Anruf
•24/7 erreichbar – auch außerhalb der Bürozeiten
•schnellere Reaktion auf Kundenanfragen
•mehr Ordnung in der Telefonkommunikation
•Mitarbeitende werden entlastet und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren

Häufige Fragen

Möchten Sie testen, wie ein KI Telefonassistent für Ihr Unternehmen klingen könnte?

In einem kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen ein Live-Beispiel – speziell für Ihre KMU.